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La firma digitale nel contesto aziendale

Nel mondo del business e quindi nell’ambito dei rapporti contrattuali, la firma è l’atto che suggella una manifestazione di reciproca intesa e che ha valore legale.

Per noi “tecnologici” e paladini della sostenibilità ambientale, la carta è un supporto che abbiamo sostituito da tempo con documenti digitali. Di conseguenza anche la firma ha subìto la sua trasformazione, diventando immateriale.

Cosa NON è firma digitale

Ci sono molti esempi di documenti aziendali in cui si rende necessaria una firma: preventivi, offerte, ordini, documenti di trasporto (DDT), fatture, registri IVA, bilanci d’esercizio.
L’elenco potrebbe continuare ancora ma la cosa importante è sapere che la firma digitale NON è
la scansione di una firma autografa
su un contratto.

Il denominatore comune dei documenti elencati, la loro origine, è il gestionale aziendale.
Sono tutti documenti elettronici che, in assenza di uno strumento altrettanto elettronico per firmarli, devono essere stampati.
Uno strumento digitale per l’apposizione di una firma diventa perciò indispensabile per accelerare i processi … ed evitare al contempo la deforestazione!

TeamSystem Digital Signature è il servizio in cloud per gestire completamente il processo di firma elettronica, compreso l’invio in conservazione a norma dei documenti che lo necessitano, ad esempio le fatture elettroniche.

Firma digitale: cos’è e come si usa

Adesso che abbiamo sgombrato la mente da dubbi o luoghi comuni approfondiamo meglio l’argomento “firma digitale”.

Il Codice di Amministrazione Digitale (CAD) dice che “…la Firma Digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici…”

Semplice, no?

A dire il vero è una definizione un po’ articolata perché spiega una delle tipologie di firma, quella “digitale”. In realtà la digitalizzazione dei processi ha permesso di creare più tipologie di firma elettronica, con valore diverso a seconda dell’uso, perché non sempre è necessario utilizzare la firma digitale in senso stretto.

TeamSystem Digital Signature permette di scegliere la tipologia di firma più appropriata da utilizzare a seconda del documento emesso dal gestionale.

Facciamo alcuni esempi:

  • Per documenti come DDT, preventivi, documenti interni che richiedono l’approvazione prima di uscire si può usare la Firma Elettronica Semplice (FES)
  • Le dichiarazioni IVA, gli elenchi Intrastat, le informative al consenso per la privacy c’è la Firma Elettronica Avanzata (FEA)
  • Per il libro giornale, il libro mastro, il bilancio d’esercizio e i registri IVA la Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è quella più indicata

Ognuna di queste tipologie di firma può essere gestita in modalità remota, cioè mediante l’utilizzo di un dispositivo mobile, smartphone o tablet, che in tempi di “distanziamento sociale” come quelli dell’emergenza Covid 19, ad esempio, o di lavoro in smart working, diventano uno strumento indispensabile.
Tutto ciò avviene garantendo la sicurezza del processo perché si evita il problema della gestione di SmartCard o Business key.

Puoi dimenticarti penna, inchiostro e calamaio: con TeamSystem Digital Signature apponi la tua firma elettronica su qualsiasi tipo di documento.

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